10 Dicas de Planejamento de Uma Conferência Online

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Todos os profissionais de marketing bem sucedidos sabem que conferências online são uma maneira fantástica para gerar mais leads e aumentar o envolvimento com seu público.

No entanto, grandes videoconferências não se constroem sozinhas. Nos bastidores de cada grande evento online, há uma quantidade enorme de planejamento e organização.

Existem 3 principais áreas de atenção quando se estiver planejando uma conferência online. Elas são:

  • O processo de preparação e promoção de sua videoconferência
  • Planejamento de como será a entrega de seu conteúdo
  • Organizar o contato com o seu público após o término do evento

O que você pode fazer para organizar uma apresentação de sucesso? Aqui estão as minhas top 10 principais dicas de planejamento que vêm gerando resultados bastante expressivos ao longo dos anos.

1. Criar um Plano de Ação

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O alicerce de sua conferência é um robusto plano de ação. É nele que você relaciona todas as tarefas que estão diante de você, incluindo qual será a responsabilidade de cada membro de sua equipe.

Esse plano de ação normalmente irá começar com uma sessão de brainstorming e, em seguida, você vai gradualmente refiná-lo até que você possa definir claramente a estrutura de sua videoconferência.

O que deve estar incluso em seu plano de ação?

  • Qual é o seu principal objetivo
  • Sobre qual tópico principal você irá discorrer
  • Qual o seu método de apresentação
  • Quem é seu público
  • Quem são os membros da sua equipe

Certifique-se de que seu plano de ação seja específico no que diz respeito às funções que as pessoas irão desempenhar. Em seguida, oriente-as a agir dentro dos parâmetros estabelecidos.

Crie um plano de ação escrito para que todos possam ver que claramente detalhes de suas responsabilidades e quem é responsável por quê.

Estabeleça também algum tempo de folga para se preparar para o inesperado.

2. Data e Hora da Conferência Online

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Você está planejando agendar uma conferência online, quais são os melhores dias e horários para a sua realização?

Isso pode soar como uma dica estranha para o planejamento de seu evento, mas você precisa pensar no melhor dia e horário para alcançar o maior público possível.

Em grande parte, isso irá depender de seu negócio e o fuso horário que você está se baseando, pois se a conferência for para um público internacional, você deve levar em consideração os fusos horários, bem como feriados locais.

No entanto, existem algumas orientações do senso comum que irão ajudá-lo a escolher o dia em que pode funcionar melhor para você.

Fique longe de segunda-feira. Segunda de manhã é geralmente reservada para apagar incêndios do fim de semana ou para estabelecimento de metas da equipe para a semana.

Se você precisar realizar uma videoconferência na segunda-feira, realize depois das 14:00 h, quando a maior parte da carga de trabalho já está fora do caminho.

Fique longe também da tarde de sexta-feira. Algumas pessoas irão sair mais cedo na sexta ou estarão trabalhando num apertado cronograma da semana e estarão fora todas as outras sextas-feiras, por isso é melhor evitar esse dia.

Se você realmente precisa realizar a conferência na sexta-feira, faça na parte da manhã por volta de 10:00 h; após o cair da manhã, mas não tão tarde a ponto de interferir nos planos do dia.

Muitos estudos mostram que os melhores dias para realizar uma videoconferência são terça, quarta ou quinta-feira.

Se a conferência tiver como objetivo o estabelecimento de metas, terça-feira será o melhor dia, pois permitirá que os membros da equipe tenham tempo de completar as tarefas durante a semana.

Se a conferência for sobre prestação de contas, quinta-feira pode ser melhor, pois você terá mais dados da semana para avaliar.

Quarta-feira é excelente para treinamentos, comunicados, avaliações e sessões de brainstorming. As pessoas estão no balanço das coisas na quarta-feira e sentindo-se mais relaxadas. Elas ainda têm tempo para assumir um novo projeto antes do final da semana de trabalho.

Quartas-feiras pela manhã parecem ser melhores do que à tarde, mas isso pode ser simplesmente a partir de nossa experiência.

Enfim, independente do dia que você escolher, entenda que o melhor dia para você será, muito provável, uma escolha pessoal impulsionada pelas necessidades do seu negócio e sua agenda pessoal.

A melhor ideia você terá em sua primeira conferência, onde você poderá decidir com o grupo qual o melhor dia para o seu próximo evento. Você pode descobrir que o meio da semana será simplesmente o melhor para a sua equipe também.

 3. Reunião Inicial da Equipe

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Depois de ter suas principais ideias e objetivos definidos, o próximo passo é organizar a equipe que irá trabalhar com você e realizar a distribuição de tarefas, sempre levando em consideração a capacidade técnica de cada um.

Uma dica importante é preparar uma pauta prévia sobre os assuntos que serão abordados na reunião com sua equipe, a fim de evitar que algum tema relevante seja esquecido.

Aqui, é importante que cada membro da equipe saiba exatamente o seu papel na organização e desenvolvimento do material. Você pode precisar manter um controle sobre o que todo mundo está fazendo, para que nada saia errado

 4. Planeje o Conteúdo da Videoconferência

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O planejamento do seu conteúdo vai ser um dos fatores mais importantes para tornar sua apresentação online um sucesso.

Você deve certificar-se se pretende ter slides envolventes, que irão capturar a atenção do público. Slides envolventes são aqueles que têm mais elementos visuais do que texto.

Lembre-se de concentrar seu conteúdo em oferecer soluções para as necessidades de seu público.

 5. Configurar Sua Plataforma de Conferência Online

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Agora é a hora de começar a planejar como todos os seus elementos da apresentação vão se reunir em seu software conferência online.

Você precisa ter páginas de destino atraentes onde você possa capturar endereços de e-mail.

Você também pode ter de integrar o seu programa de autoresponder de modo que você possa enviar e-mails automáticos para os registrantes.

Clique no link a seguir e assista a um vídeo explicativo para saber como configurar a sala de conferência gvo conference, o software de conferência online  mais utilizado no planeta.

Depois de concluir as configurações necessárias, você deve verificar se tudo funciona bem, fazendo registros de teste em diferentes navegadores web.

6. Promoção da Videoconferência

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Obviamente, você precisa promover a sua videoconferência, tanto quanto puder para alcançar o maior público possível.

Mesmo que você tenha muito a planejar na sua apresentação, você precisa dedicar tempo suficiente para a promoção.

Como você pode promover o seu evento?

  • Use a sua lista de e-mail existente para enviar e-mails promocionais
  • Coloque um banner em sua home page
  • Escreva postagens em seu blog sobre o tema do evento
  • Chegue até o seu público através das mídias sociais
  • Se tiver palestrante convidado em sua conferência online, você deve incentivá-los a promovê-la

7. Use Uma Hashtag

Para dar a sua conferência a melhor exposição possível, você deve usar uma hashtag específica.

Ela pode ser usada tanto para promover a sua exposição como também para moderar a sessão de Perguntas e Respostas durante a apresentação.

A hashtag também pode ser usada para acompanhar quaisquer perguntas sem resposta durante o evento.

Se você usar uma hashtag única, você será capaz de criar uma comunidade em torno de sua conferência online.

8. Pratique Sua Apresentação

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Pelo menos uma semana antes de sua apresentação você deve praticá-la no modo de demonstração em seu software conferência online.

Esta sessão prática irá ajudá-lo a ajustar partes importantes de sua apresentação e lhe dar a certeza de que tudo irá sair como o planejado.

Caso você esteja pensando em adquirir uma sala de conferência gvoconference e está na dúvida se irá saber utilizar o software, então clique aqui para fazer um teste grátis durante 7 (sete) dias e conhecer todas as funcionalidades da sala.

9. Durante a apresentação

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Quando se trata de apresentação ao vivo, você terá que planejar bem para se certificar de que tudo correrá bem.

Então, entre ao vivo, pelo menos, 30 minutos antes do horário programado para início da reunião. Isso ajudará você a testar quaisquer falhas.

Use um esboço com tempos marcados para que você possa se certificar de que sua apresentação corra suavemente e você não extrapole o tempo previsto.

Você também precisa de um plano de ação para todos os imprevistos durante a conferência online.

Por exemplo, o que você vai fazer se o seu computador congela? E se alguns participantes não puderem ouvi-lo? O que acontece se você perder sua conexão com a internet? Você precisa estar preparado para essas eventualidades.

10. Depois da Conferência Online

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A sua videoconferência não termina quando sua apresentação chega ao fim. Para realizar uma apresentação bem sucedida, você precisa planejar algumas atividades pós-conferência para manter o público envolvido.

O que você pode planejar fazer após o término do evento?

  • Envie alguns itens de valor para seus participantes para agradecê-los pelo comparecimento. Estes poderiam ser um arquivo PDF, o acesso a uma gravação da palestra, ou acesso exclusivo a partes do seu site.
  • Planeje reutilizar elementos de sua videoconferência para postar em mídias sociais, no teu site ou blog.

Então se lembre: a chave para uma grande conferência online é um bem pensado planejamento. Se você seguir estas 10 dicas importantes de planejamento de uma videoconferência, você vai ter certeza de que o seu evento irá ajuda a construir o sucesso da sua empresa.

Caso você conheça alguma dica além das 10 listadas acima, sobre como realizar uma conferência online, então compartilhe nos comentários abaixo.

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